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Gabriele Klein

Diplom-Übersetzerin (BDÜ)
Deutsch | Englisch | Spanisch
Ermächtigt durch das Oberlandesgericht Köln
Fachgebiete Recht, EDV, Wirtschaft

MS Word: Manuelle Gliederung

Bei Dokumenten, die ich zur Bearbeitung erhalte, stelle ich immer wieder fest, dass Textabsätze nicht einheitlich nummeriert sind. Häufig werden einige automatisch nummeriert, bei anderen wird das Nummerierungszeichen manuell eingetippt, insbesondere, wenn die nummerierten Absätze noch durch Unterpunkte untergliedert werden. Das ist eine häufige Fehlerquelle und erfordert eine intensive Nachbearbeitung, da sich so einige Nummern automatisch aktualisieren, andere wiederum nicht.

Besonders fehlerintensiv ist die Erstellung einer Gliederung mit Unterpunkten, z. B. 1.1. oder 1.a. Die Nummerierung in einer Gliederung sollte daher immer entweder automatisch oder manuell erstellt werden, und zwar durchgängig.

Die automatische Gliederung kann insofern etwas unhandlich sein, als sie einen höheren Formatierungsaufwand mit sich bringt. Aber das ist ein Thema für einen anderen Blogbeitrag.

Mit der manuellen Gliederung können Sie dem lästigen Formatierungsaufwand aus dem Weg gehen. Das einzige Manko: die Nummerierung aktualisiert sich nicht automatisch, wenn Punkte hinzukommen oder wegfallen. Meiner Meinung nach wiegt die einfache Handhabung diesen Nachteil allerdings allemal auf.

Voraussetzung: Deaktivieren Sie zu diesem Zweck jedoch zunächst unbedingt in der Autokorrektur die Optionen Automatische Aufzählung und Automatische Nummerierung. Andernfalls wird Word ein Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen selbständig in eine Automatische Nummerierung bzw. Aufzählung umwandeln, sobald die Enter-Taste gedrückt wird, und eine manuelle Nummerierung oder Aufzählung ist nicht mehr möglich!

Mit wenigen Schritten zur manuellen Gliederung

 Erste Ebene

  1. Stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie mit der Gliederung beginnen wollen.
  2. Geben Sie ein beliebiges Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen manuell ein. Das kann z. B. eine Zahl, ein Buchstabe, ein Bindestrich, ein Sonderzeichen, ein Formularkästchen etc. sein.
  3. Setzen Sie einen eigenen, linksbündigen Tabulator ins Zeilenlineal, und zwar an der cm-Position, an der Sie hinter dem Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen mit dem Text beginnen wollen. Das Setzen der verschiedenen Tabulatoren habe ich bereits in einem anderen Beitrag in diesem Blog beschrieben (Kostensenker Tabulator).
  4. Drücken Sie die TAB-Taste auf Ihrer Tastatur.
  5. Schreiben Sie Ihren Text. Falls der Text länger als eine Zeile ist, läuft er ab der zweiten Zeile am Zeilenanfang unter dem Aufzählungszeichen weiter.
  6. Zum Einrücken des Textes drücken Sie einfach die Tastenkombination Strg + t.

Zweite Ebene

Das Aufzählungs- oder Nummerierungszeichen der zweiten Ebene soll üblicherweise unter dem Text der ersten Ebene beginnen. Praktischerweise haben Sie für diese ja schon einen linksbündigen Tabulator ins Zeilenlineal gesetzt. Und den können Sie jetzt als Startposition für die zweite Ebene nutzen.

7.  Drücken Sie daher am Zeilenanfang zunächst die TAB-Taste
8.  Wiederholen Sie dann die Schritte 2-6.

Text wieder ausrücken

Sollte der Text dagegen in einer Ebene zu weit eingerückt sein, drücken Sie zum Ausrücken die Tastenkombination Strg + Shift + t.

Mit jedem Drücken der Tastenkombinationen Strg + t oder Strg + Shift + t springt der Cursor um eine Tabulatorstelle weiter nach rechts bzw. nach links. Falls Sie den Text um mehrere Tabulatorstellen verrücken wollen, drücken Sie das jeweilige Tastaturkürzel (Strg+t) oder (Strg+Shift+t) entsprechend oft.

7. April 2015

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