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Gabriele Klein

Diplom-Übersetzerin (BDÜ)
Deutsch | Englisch | Spanisch
Ermächtigt durch das Oberlandesgericht Köln
Fachgebiete Recht, EDV, Wirtschaft

MS Excel: Listen anlegen und sortieren

Als Freiberufler hat man nicht nur mit den Themen zu tun, die einem am Herzen liegen, sondern zwangsläufig auch mit der gesamten Kunden-, Auftrags- und Kostenverwaltung. Wer dazu kein entsprechendes Verwaltungsprogramm nutzt, kann die jeweiligen Listen auch sehr einfach mit MS Excel anlegen, da sich Excel für diese Zwecke auch gut als Datenbank nutzen lässt.

Sehen wir uns zunächst die Kundenliste an. Wenn Sie MS Excel starten, öffnet sich eine Arbeitsmappe mit 3 Tabellenblättern, von denen jedes 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten (in den Versionen 2007 bis 2010) hat. Das sollte für die Kundenliste auf jeden Fall reichen. In älteren Versionen sind es 65.536 Zeilen und 256 Spalten, aber auch damit sollte auszukommen sein.

Beispielliste

Excel-Tabelle

Spalten-, Zeilen- und Zellnamen

Jede Spalte hat einen Namen, nämlich einen Buchstaben, der oben im sogenannten Spaltenkopf steht. Jede Zeile hat ebenfalls einen Namen, nämlich eine Zahl, die vorne im sogenannten Zeilenkopf steht. Die einzelnen Felder werden Zellen genannt. Der Name der Zelle setzt sich aus dem Buchstaben im Spaltenkopf und der Zahl im Zeilenkopf zusammen. Die Zelle, in der Name steht, ist also die Zelle A1, die rechts daneben die Zelle A2.

Geben Sie pro Zelle nur einen Wert ein. Falls nötig, können Sie die Kundenliste später sogar als Datenquelle für einen Serienbrief mit MS Word nutzen.

Die Liste kann natürlich um beliebige Spalten erweitert werden. Geben Sie nun all Ihre Kunden zeilenweise in die Liste ein und kümmern Sie sich noch gar nicht um die alphabetische Reihenfolge.

Neue Spalten und Zeilen einfügen

Neue Spalten werden immer links von einer markierten Spalte eingefügt. Falls Sie also zwischen zwei Spalten (z. B. zwischen A und B) eine neue Spalte einfügen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Buchstaben im Spaltenkopf der rechten der beiden Spalten (also B) und wählen Sie den Befehl Zellen einfügen. Die neue Spalte wird zwischen A und B eingefügt, die Buchstabenreihenfolge im Spaltenkopf aktualisiert.

Neue Zeilen werden immer oberhalb einer markierten Zeile eingefügt. D. h. also, wenn Sie zwischen den Zeilen 1 und 2 eine neue Zeile einfügen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste vorne im Zeilenkopf auf die 2 und wählen Sie wieder den Befehl Zellen einfügen. Die neue Zeile wird zwischen 1 und 2 eingefügt, die Nummerierung der Zeilen im Zeilenkopf aktualisiert.

Spalten und Zeilen löschen

Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf den Buchstaben der Spalte im Spaltenkopf oder die Nummer der Zeile im Zeilenkopf, um die ganze Spalte bzw. die ganze Zeile zu  markieren, und wählen Sie den Befehl Zellen löschen.

Liste sortieren

Sie brauchen sich nicht die Mühe machen, die Liste in alphabetischer Reihenfolge zu erstellen. Sie können sie ganz einfach sortieren. Klicken Sie dazu nur eine Zelle in der Spalte an, die Sie sortieren wollen, z. B. in der Spalte Name. Anschließend klicken Sie im Register Start der Multifunktionsleiste am oberen Bildschirmrand rechts auf das Symbol Sortieren und Filtern an und wählen Sie den Befehl Von A bis Z sortieren. (Bei älteren Versionen nehmen Sie stattdessen das Symbol  a-zin der Symbolliste.) Die gesamte Liste wird aufsteigend sortiert. So können Sie immer wieder neue Kunden an die Liste „anhängen“ und die Liste anschließend wieder alphabetisch sortieren.

Wichtig: Lassen Sie keine Spalten oder Zeilen in der Liste leer. Die Liste wird sonst nur bis zu der leeren Spalte/Zeile sortiert.

29. Mai 2015

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